Wie ein SHK-Betrieb Digitalisierung in Etappen umsetzt

Bei der Helmut Hinz GmbH & Co. in Köln ist Digitalisierung kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Der Heizungs- und Sanitärbetrieb mit rund 80 Mitarbeitenden ist über viele Jahre stark gewachsen – und genau dieses Wachstum machte deutlich, dass bestehende Strukturen und Abläufe neu gedacht werden müssen.

Bereits vor der Einführung von Label war der Betrieb in Teilen digital aufgestellt. Dennoch gab es weiterhin Medienbrüche und einen vergleichsweise hohen Papieranteil. Vor allem fehlte eine klare Struktur im System, um Projekte und wirtschaftliche Kennzahlen sauber abzubilden. „Wir waren schon relativ digitalisiert, aber es war eben noch ein großer Anteil an Papier dabei“, so Hinz. Gerade bei wachsender Unternehmensgröße wurde das zunehmend zur Herausforderung.

Ein zentrales Problem lag in der Auswertung von Projekten. Viele Kennzahlen mussten manuell oder über Excel ermittelt werden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. „Die Projektübersicht mussten wir vorher manuell ausrechnen“, erinnert sich Herr Hinz. Dadurch fehlte es an einer verlässlichen Grundlage für Entscheidungen im Tagesgeschäft.

Mit der Einführung der Label Software entschied sich das Unternehmen bewusst gegen eine radikale Komplettumstellung – und für einen strukturierten, schrittweisen Ansatz. „Wir müssen an der grundsätzlichen Struktur dieser Firma etwas ändern“, beschreibt Herr Hinz den damaligen Auslöser. Gemeinsam mit der Softwareeinführung wurde daher zunächst die interne Organisation neu gedacht.

Der erste große Schritt war die Einführung einer klaren Abteilungsstruktur, die direkt im System abgebildet wurde. Die verschiedenen Leistungsbereiche wurden sauber voneinander getrennt und als eigene Kostenstellen definiert. „Mit Label waren wir in der Lage, diese einzelnen Abteilungen auch wirklich in der Finanzbuchhaltung abzubilden“, erklärt Herr Hinz. Seitdem wird jede Rechnung und jeder Vorgang eindeutig zugeordnet, was eine deutlich präzisere Auswertung ermöglicht.

Auf dieser Grundlage wurden die Prozesse im Unternehmen Schritt für Schritt weiterentwickelt. Angebote, Rechnungen und Buchungen folgen heute klar definierten Abläufen und sind systemseitig strukturiert hinterlegt. Parallel dazu wurden die Mitarbeitenden gezielt geschult, um die neuen Möglichkeiten optimal zu nutzen. „Für die Mitarbeiter war es auf jeden Fall sinnvoll, diese Schulungen zu machen – das geht gar nicht ohne“, betont Herr Hinz. Wichtig war dabei, die Einführung nicht zu überfrachten, sondern die Veränderungen in Etappen umzusetzen.

„Der Umstieg auf Label war in vielerlei Hinsicht ein Quantensprung“, fasst Günter Hinz zusammen. Projekte lassen sich heute deutlich transparenter auswerten, viele manuelle Zwischenschritte entfallen und die Prozesse sind insgesamt effizienter geworden. Gleichzeitig ist klar, dass Digitalisierung kein abgeschlossener Zustand ist, sondern eine kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert.

Für Günter Hinz zeigt sich dabei vor allem, wie stark sich der Markt verändert. „Es gibt große Unternehmen mit ganz anderen Konzepten, die in den Markt drängen und uns auch Marktanteile wegnehmen.“ Um hier Schritt zu halten, kommt es aus seiner Sicht vor allem auf klare Prozesse und eine gute Organisation an. Sein Fazit: Unternehmen sollten sich kontinuierlich mit ihren Abläufen beschäftigen und diese weiterentwickeln. „Wer da nicht permanent an diesem Thema dran ist, der wird irgendwann überholt und ist nicht mehr wettbewerbsfähig“, bringt es Herr Hinz auf den Punkt. Digitalisierung ist damit kein einmaliges Projekt, sondern die Grundlage, um Qualität zu sichern, effizient zu arbeiten und langfristig erfolgreich zu bleiben.