Tablet oder Smartphone im Außendienst?

Bei WasserWärmeWellness by Dobelke in Troisdorf gehört der Einsatz mobiler Geräte im Außendienst heute ganz selbstverständlich zum Arbeitsalltag. Der SHK-Betrieb  deckt ein breites Leistungsspektrum ab: Vom klassischen Kundendienst über Heizungs- und Bäderbau bis hin zu größeren Projektarbeiten. Gerade im Außendienst zeigt sich dabei, wie wichtig effiziente und flexible Prozesse sind.

Im Unternehmen wird je nach Einsatzbereich unterschiedlich gearbeitet. Während auf größeren Baustellen teilweise noch mit handschriftlichen Aufmaßzetteln gearbeitet wird, ist der Kundendienst bereits vollständig digital unterwegs. „Die Kundendienstler laufen mit Label Mobile und füllen da alle Arbeitszettel direkt online aus“, erklärt Pia Dobelke. Dadurch stehen die Daten nahezu in Echtzeit im Büro zur Verfügung.

Bewusst hat sich das Unternehmen dabei für den Einsatz von Smartphones entschieden. Tablets standen zwar zur Diskussion, wurden letztlich aber verworfen. „Die Kollegen wollten lieber ein größeres Smartphone, anstatt zwei Endgeräte mit sich herumzutragen“, so Dobelke. Diese Entscheidung hat sich im Alltag bewährt: Die Mitarbeitenden haben alle relevanten Informationen immer griffbereit, ohne zusätzliches Equipment mitführen zu müssen.

Der Unterschied zur früheren Arbeitsweise ist deutlich spürbar. Vor der Einführung der mobilen Lösung wurden Auftragszettel ausgedruckt, verteilt, ausgefüllt und anschließend wieder eingescannt und manuell nacherfasst. „Das Drucken der Zettel und das Einscannen hat enorm viel Zeit gekostet“, erinnert sich Dobelke. Zudem kam es immer wieder zu Problemen, etwa wenn Unterlagen verloren gingen oder falsch zugeordnet wurden.

Mit der Umstellung auf digitale Prozesse konnten diese Schwachstellen deutlich reduziert werden. Aufträge lassen sich heute direkt unterwegs bearbeiten und abschließen. „Theoretisch könnten wir eine Stunde nach Fertigstellung schon abrechnen“, beschreibt Dobelke den Geschwindigkeitsvorteil. Auch spontane Änderungen im Tagesgeschäft lassen sich flexibel abbilden, da neue Aufträge direkt auf das Gerät der Mitarbeitenden übertragen werden können.

Neben der Zeitersparnis verbessert sich auch die Qualität der Daten. Unleserliche handschriftliche Notizen gehören der Vergangenheit an, und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit transparent im System sichtbar. „Wenn der Auftrag erledigt ist, sehen wir das direkt und können sofort weiterarbeiten“, so Dobelke. Das reduziert Rückfragen und sorgt für reibungslosere Abläufe im Büro.

Das Fazit im Betrieb ist klar: Der Einsatz von Smartphones im Außendienst hat sich insbesondere im Kundendienst als praxistaugliche und effiziente Lösung erwiesen. Gleichzeitig zeigt sich, dass die Auswahl des Geräts, ob Tablet oder Smartphone, immer vom jeweiligen Einsatz und den Anforderungen im Arbeitsalltag abhängt.

‍